Mapeamento dos processos de planejar compras do CCUEC

Objetivo

Fazer o Mapa de Relacionamento do Processo de Compras e mapear o processo Planejar Compras do CCUEC.

Início do projeto

Data estimada de conclusão

% Concluído

95

Gerente de projeto

Mônica Baggio

Partes interessadas

Superintendência e Comunidade CCUEC.
 

Justificativas

Todo CCUEC demanda compras de toda natureza.
Dificuldade na priorização de compras pois todas as demandas são urgentes.
Falta de organização e planejamento anual de compras.
Dificuldade em identificar em qual momento as compras devem ser iniciadas.
Elaborar melhor o escopo da compra: como chegam, porque chegam e para quando é a necessidade.

Outros:
Dificuldade no controle para Renovação de Contratos com prazos pré estabelecidos.
Participar desde o começo no desenvolvimento do Anexo Técnico para demandar menos tempo de toda a equipe.
A troca de e-mails para tratar do Anexo Técnico não documenta o andamento do trabalho e tempo gasto no processo.
Utilização de várias ferramentas e atualização das RTs semanalmente pela equipe de compras.
O cliente não utiliza o sistema de compras para consultas.
O cliente solicita constantemente, à equipe de compras, informações do andamento do processo. Às vezes, não considera os prazos legais mínimos.
Sistema da DGA não consegue mostrar o status atual da compra. Gera muita ligação telefônica para a DGA, PG, AEPLAN.
Distribuição inadequada dos acessos aos sistemas administrativos.
Diferentes fontes de recursos: orçamentário e convênios (FINEP, FAPESP, Funcamp etc).
Cobrança dos clientes à equipe de compras para atualização das RTs; porém, quando finaliza a parte de compras e entra na execução do contrato os dados não são atualizados pelo cliente. 
Cadastro do código BEC sob responsabilidade da área solicitante. Ainda não está bem estabelecida junto às áreas.
Não existe um guia  para o comprador/documentação didática sobre o processo de compras. Existem normativas da DGA sobre as regras de compras.
O cliente nem sempre cria a RT com os requisitos mínimos.
Nem sempre o Anexo Técnico é elaborado em conjunto com a área de compras desde o início e às vezes, não cumpre as exigências, gerando retrabalhos.
Falta de informações ou informações inadequadas no Anexo Técnico, geram problemas na pesquisa de mercado para ampla concorrência.
Rever as autorizações na RT. Atualmente, a RT fica parada por falta de aprovação, principalmente quando a mesma pessoa tem mais de um papel.

Produtos

Mapa de Relacionamento elaborado.
Processo “Planejar Compras” elaborado.
Plano de Ação elaborado.
 

Benefícios

Com planejamento é possível administrar melhor os recursos financeiros, atender prazos de projetos e serviços, diminuir volume de trabalho e stress, melhorar a satisfação do cliente.

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