Regras simples podem lhe ajudar com sua montanha de emails

O correio eletrônico possui hoje um papel de destaque na vida de praticamente todos profissionais. Praticamente tudo se resolve ou se encaminha por email e, consequentemente, o volume de mensagens assumiu proporções desastrosas. A forma como lidamos com este dilúvio de mensagens varia muito, mas em geral, tendemos a deixar na caixa de entrada as mensagens mais importantes e arquivamos as demais mensagens segundo critérios variados, como por exemplo, o nome da pessoa, a empresa ou a área em que trabalha, por mês, ano ou assunto. Não importa a forma como façamos esta classificação, frequentemente não conseguimos achar mensagens antigas importantes e também não conseguimos gerenciar a caixa de entrada, que supostamente deveria conter apenas as mensagens que demandassem uma ação imediata de nossa parte. A caixa de entrada começa lentamente a acumular mensagens, alcançando a marca de 100, 200, 300 e até mesmo milhares de emails. Quando isto acontece fica dificil dizer que a caixa de entrada reune as mensagens mais importantes. As mensagens mais importantes já estão misturadas a várias outras, não tão urgentes, e podem até mesmo ser esquecidas, soterradas no meio de tanta informação irrelevante.

O resultado final de um sistema de correio mal gerenciado é um impacto na imagem do profissional, que pode passar a ser visto como alguém que não dá as respostas adequadas, ou até mesmo que não dá resposta nenhuma. Não há como negar que o gerenciamento eficaz do sistema de correio eletrônico é de vital importância para o profissional, na sua percepção positiva ou negativa por parte de seus pares.

O que fazer então? Uma alternativa que tem funcionado muito bem em diversos cenários é usar apenas três pastas para classificar as mensagens. A primeira pasta é a caixa de entrada, que deve sempre ser esvaziada, isto é, as novas mensagens devem ser tratadas imediatamente. As mais urgentes devem ser respondidas o mais rápido possível. Se a resposta dada encerrar o assunto, a mensagem deve ser ou apagada em seguida ou então arquivada. Em certos casos, mesmo quando é dada uma resposta, podem ficar pendentes algumas ações, que podem depender da própria pessoa ou então das ações de terceiros. Se a mensagem exigir que o próprio profissional tome algumas ações no futuro, a mensagem deve ser arquivada em uma outra pasta, chamada, por exemplo, de pendencias, afazer, todo ou qualquer outro nome que for mais conveniente ou agradável ao usuário. Se a mensagem exigir o envolvimento de outros, ela deve então ser arquivada em uma outra pasta, chamada acompanhamento, followup etc. Neste texto usaremos os nomes pendencias e acompanhamento.

As pastas pendencias e acompanhamento devem ser verificadas duas ou mais vezes por dia (convém não exagerar). A pasta pendencias contém as providências que dependem do próprio usuário e também não deve conter muitas mensagens. Caso isto ocorra, o profissional poderá ser visto como alguém que emperra o trabalho. Se não conseguir atender a todos os pedidos, vale a pena procurar ajuda, delegar algumas tarefas, enfim, tomar as devidas providências para que nada importante fique parado. Já a pasta acompanhamento contém as tarefas que dependem de terceiros. Examinando-a duas vezes por dia, o profissional poderá acompanhar o andamento de seus pedidos.

A princípio pode ser bastante desconfortável trabalhar desta forma, mas depois de alguns dias os benefícios logo se tornam evidentes. A sensação reconfortante de ver uma caixa de entrada de email vazia é indescritível. Desta forma sabemos que estamos lidando adequadamente com as demandas que chegam até nós. Uma caixa de entrada cheia é um incentivo à procrastinação e mesmo mensagens simples de responder são deixadas para depois. A receita é simples, nenhuma mensagem lida ou respondida deve ficar na caixa de entrada, devendo ser imediatamente arquivada em uma das outras duas pastas (pendencias ou acompanhamento).

As mensagens que já foram devidamente tratadas e encerradas, podem ser armazenadas em uma quarta pasta, chamada arquivo, ok, feito, ou algo do tipo. É o arquivo morto. Esta pasta só deve ser consultada quando for necessário recuperar alguma informação. Tudo o que for guardado aqui refere-se a assuntos completamente encerrados.

Uma última recomendação, nunca deixe de responder a um email, mesmo que não possa dar uma solução imediata. Ainda que a mensagem contenha apenas uma frase, afirmando que está ciente do assunto e que irá tomar as devidas providências, nunca deixe de escrever. A sua reputação como profissional atencioso, educado e competente, certamente ganhará pontos. Não se esqueça também de agradecer quando solicitar serviços a alguém e for atendido. Sempre responda às mensagens que receber, não custa nada e tranquiliza o remetente, que sabe que suas necessidades estão em boas mãos.

O gerenciamento eficaz do correio eletrônico não pára aqui, outras medidas são necessárias e serão abordadas em oportunidades futuras. A adoção deste método simples e extremamente ágil é, certamente, um primeiro e importante passo nesta direção.

Referência

Este modelo de gerenciamento de email foi descrito originalmente no livro Lifehacker: the guide to working smarter, faster and better, de autoria de Adam Pash e Gina Travani.