Conferência Web CCUEC/RNP - Guia Completo

 


Requisitos mínimos necessários para a participação em uma conferência web

  • Computador com processador de som e imagem;
  • Webcam;
  • Conjunto de microfone e fone de ouvido (headset);
  • Conexão com a internet (banda larga);
  • Mais especificações no site da RNP.

Obs.: A qualidade do serviço também depende da velocidade da conexão internet e do hardware utilizado pelo participante. Não nos responsabilizamos pelos problemas de acesso que possam ocorrer durante a conferência web caso o equipamento utilizado pelo participante não possua os requisitos mínimos necessários.

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Como testar o seu computador e a sua conexão de rede (é muito importante que você realize esse procedimento antes de iniciar a sua participação na conferência web)

Acesse o link: http://webconf2.rnp.br/common/help/pt-br/support/meeting_test.htm.
Será aberta uma página do Adobe Connect que iniciará automaticamente o teste de conexão com o equipamento que você está utilizando e verificará se ele está apto a acessar a reunião. O resultado desse teste é mostrado logo em seguida.
Se estiver tudo OK, você visualizará a informação mostrada na figura 1:

Obs.: Esse teste de diagnóstico garante que o computador e as conexões de rede a serem utilizados na conferência web estão configurados corretamente para dar a você a melhor experiência possível de reuniões usando o Adobe Connect. O teste de diagnóstico verifica o seguinte: a conexão com o Adobe Connect, a disponibilidade de largura de banda e também se o Adobe Connect Add-in (que permite o compartilhamento de tela) está instalado e atualizado. Se o teste for bem-sucedido, você estará pronto para acessar a sala virtual. Por outro lado, se for identificado algum problema ao final do teste você deve consultar as dicas de solução de problemas, disponibilizadas na mesma página do Adobe Connect em que o teste foi realizado.

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Como acessar a sala virtual

  • Você receberá uma mensagem/convite por e-mail informando a data, o horário e o endereço (URL) para acesso à sala virtual onde será realizada a conferência web.
  • No dia e horário marcados, você deverá acessar a sala virtual por meio do endereço (URL) recebido por e-mail (você pode digitá-lo na caixa de endereços do seu navegador ou então clicar no link que está no convite). Caso o convidado tente entrar em dia e horário diferentes do que foi agendado, ele não terá acesso.
    Importante: Evite utilizar a última versão do navegador Google Chrome, pois ele tem apresentado algumas incompatibilidades com o Adobe Connect. Confira no site da RNP as versões dos navegadores que são compatíveis com o serviço.
  • Em seguida, será exibida a tela mostrada na figura 2:


    Na tela de logon do Adobe Connect selecione a opção Entrar como convidado e no campo Nome digite o seu nome e sobrenome (caso esteja representando alguma instituição, digite também o nome da instituição após o seu sobrenome). Em seguida, clique no botão Entrar na sala.

    Durante o processamento da sua solicitação será exibida a seguinte mensagem: Esta é uma reunião particular. Sua solicitação de entrar foi enviada ao apresentador. Aguarde uma resposta.
    Aguarde ser aceito na sala virtual.

    Assim que a sua entrada na sala virtual for autorizada, você visualizará a tela do Adobe Connect.

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Conhecendo o Adobe Connect

O Adobe Connect é uma solução de treinamento e conferência na web para reuniões em tempo real, eLearning e apresentações on-line, que os públicos-alvo podem ver e ouvir a qualquer momento, em qualquer lugar, através de qualquer navegador da Web padrão.

O Adobe Connect disponibiliza três layouts padrão: Compartilhando, Discussão e Colaboração. O layout Compartilhando está otimizado para permitir que os participantes compartilhem conteúdos (apresentações no Microsoft PowerPoint, vídeos, documentos do Adobe, entre outros). O layout Discussão está otimizado para permitir que os participantes discutam os tópicos de forma interativa e façam anotações. O layout Colaboração está otimizado para permitir que os participantes façam anotações e desenhos nos conteúdos. Além desses, também é possível a criação de layouts personalizados de acordo com as necessidades do solicitante.

A tela do Adobe Connect:

A figura 3 mostra um exemplo do layout Compartilhando. A tela é disposta em pods, ou seja, janelas que permitem a interação entre os participantes da reunião. Podem ter várias funções e são adicionadas de acordo com o layout escolhido e as necessidades da conferência web. Na figura 3 podemos visualizar 3 pods: Vídeo, Bate-papo e Compartilhamento.
Os outros pods que podem ser adicionados são: Notas, Participantes, Telefonia com vídeo, Arquivos, Links na Web, Pesquisa e P&R (Perguntas e Respostas).

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Os papéis e suas atribuições

Uma vez conectado na sala virtual, o convidado receberá as devidas permissões, de acordo com o seu papel na Conferência Web.

Os papéis são os seguintes:

  • Host/Administrador: é o responsável técnico da Unicamp para esse serviço junto a RNP. Possui usuário e senha para autenticação e é responsável por iniciar, monitorar e encerrar as reuniões.
    Outras atribuições:
    • Agendar e conduzir os testes (os testes deverão reproduzir da forma mais fiel possível o que ocorrerá na conferência web de fato);
    • Enviar o convite da reunião para o responsável pela conferência web com antecedência de até 48 horas, para que ele possa encaminhar esse convite para os demais convidados;
    • Conceder as devidas permissões a quem vai gerenciar a reunião;
    • Orientar o solicitante na utilização do serviço;
    • Entrar em contato com o suporte da RNP e solicitar providências caso o serviço apresente alguma instabilidade;
    • Configurar o layout da sala de reunião de acordo com as necessidades descritas na solicitação do serviço;
    • Disponibilizar a gravação da conferência web (quando houver) para o solicitante do serviço;
    • Manter a sala virtual Unicamp.

      Obs.: o Host/Administrador só interfere na conferência web se for solicitado ou se ocorrer algum problema técnico referente ao ambiente em uso. Problemas de caráter local, ocorridos nos equipamentos dos participantes não são de responsabilidade do Host/Administrador, por isso é importante que os participantes observem os requisitos mínimos necessários e façam o teste de conexão descritos anteriormente neste guia, antes de participar de uma conferência web.
       

  • Apresentador: é o professor, o palestrante ou o interessado que solicitou a conferência web. Tem permissões de vídeo, de áudio e de compartilhar documentos com os demais participantes.
    O Apresentador não possui usuário e senha para autenticação. Inicialmente ele entra na sala como convidado e em seguida é promovido a Apresentador.
    Atribuições:
    • Solicitar formalmente o serviço, preenchendo e enviando o formulário que está disponível no portal do Centro de Computação (descrito no item: Como agendar uma conferência web, deste guia). Esse procedimento também pode ser realizado pelo Moderador;
    • Participar dos testes;
    • Encaminhar o convite da reunião para os demais convidados com pelo menos 24hs de antecedência. Esse procedimento também pode ser realizado pelo Moderador;
    • Providenciar os arquivos que serão compartilhados durante a conferência web.

      Obs.: O Apresentador também poderá acumular o papel de Moderador (descrito a seguir). Nesse caso, ele terá mais algumas atribuições.
       

  • Moderador: é o responsável por gerenciar/organizar a reunião.
    O Apresentador pode assumir também esse papel ou então indicar outra pessoa para auxiliá-lo. O Moderador não possui usuário e senha para autenticação. Inicialmente ele entra na sala como convidado e em seguida é promovido a Host pelo Host/Administrador.
    Atribuições:
    • Participar dos testes;
    • Encaminhar o convite da reunião para os demais convidados com pelo menos 24hs de antecedência. Esse procedimento também pode ser realizado pelo Apresentador;
    • Autorizar a entrada dos convidados na sala virtual durante a conferência web;
    • Repassar as instruções dadas pelo Host/Administrador para os demais participantes;
    • Gravar a conferência web, quando for necessário.
    • Gerenciar a utilização das ferramentas do Adobe Connect durante a conferência web. Exemplos: promover um convidado a apresentador, dar permissão de áudio e/ou vídeo para um convidado, monitorar o pod Bate-papo, compartilhar documentos quando for necessário, etc;
       
  • Convidado: a princípio participa da conferência web somente como espectador. No entanto, o áudio e o vídeo do convidado podem ser ativados no decorrer da reunião, pelo Moderador, caso seja necessário.
    Obs: se ficar definido que o convidado participará apenas como espectador, ele ainda poderá interagir com os demais participantes utilizando o pod Bate-papo, por exemplo.

    Em caso de dúvida ou para obter mais informações sobre como utilizar o pod Bate-papo assista o tutorial em vídeo da RNP.

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Como conectar o áudio e o vídeo

  • Configurar o áudio (este procedimento deve ser realizado logo que você entrar na sala virtual)
    A configuração de áudio é um passo fundamental para o sucesso na utilização do serviço. Sem ela, o áudio poderá chegar com ruídos ou falhas, inviabilizando, assim, a comunicação entre os participantes da reunião. Sendo assim é recomendável que você faça a configuração do áudio do seu equipamento de acordo com os passos a seguir.
    • Clique no menu Reunião e selecione a opção Assistente de Configuração de áudio (como mostra a figura 4);
    • Em seguida, será aberta uma janela de pop-up;
    • Leia as instruções iniciais do assistente e clique em Avançar;
    • Testar a saída de som: ao clicar no botão Reproduzir som você ouvirá uma música e deve ajustar o nível dos alto-falantes do seu computador, se achar necessário.
      Em seguida clique em Avançar;
    • Selecionar o microfone que será utilizado na reunião:
      Clique no botão dropdown (Selecionar dispositivo padrão) para exibir os dispositivos da sua máquina.
      Selecionar o microfone. Se não souber qual dispositivo escolher, clique em Avançar e o Adobe Connect escolherá para você.
      Após selecionar o dispositivo clique em Avançar;
    • Ajustar o volume do microfone: siga as instruções descritas nessa etapa (basicamente você vai gravar a sua voz e verificar se a gravação ficou ok). Em seguida clique em Avançar;
    • Ajustar nível de silêncio: siga as instruções descritas nesse passo (basicamente o Adobe Connect vai testar o nível de ruído no seu ambiente e fazer os ajustes possíveis). Em seguida clique em Avançar;
    • Após a conclusão da configuração de áudio, clique em Concluir.

      Em caso de dúvida ou para obter mais informações sobre a configuração de áudio assista o tutorial em vídeo da RNP.
       

  • Iniciar a webcam
    Caso você tenha permissão de vídeo, inicie a sua webcam:
    • No pod Vídeo, localizado no canto superior esquerdo da tela, clique em Iniciar minha webcam;
    • No centro da tela vai aparecer o pop-up Adobe Flash Player Settings, você deve clicar no botão Allow para permitir o compartilhamento da sua webcam;
    • Em seguida, no pod Vídeo, você vai visualizar a imagem da sua webcam e deve clicar no botão Iniciar compartilhamento;
    • A imagem captada pela sua câmera vai aparecer no pod Vídeo junto com as imagens dos demais participantes que também tiverem permissão de vídeo.

      Em caso de dúvida ou para obter mais informações sobre como utilizar a câmera assista o tutorial em vídeo da RNP.
       

  • Conectar o áudio
    Caso você tenha permissão de áudio, clique no ícone que representa um microfone, na parte superior da tela (como mostra a figura 5), e selecione Conectar meu áudio

    Sempre que você terminar de falar e a palavra passar para outro participante você deve clicar nesse mesmo ícone, dessa vez na opção Silenciar meu microfone (Figura 6) e deve mantê-lo silenciado até que chegue novamente a sua vez de falar.

    Em caso de dúvida ou para obter mais informações sobre como utilizar o microfone assista o tutorial em vídeo da RNP.

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Como gravar a conferência web

No início da reunião, o Moderador tem a opção de gravar a conferência web. Para iniciar a gravação, siga os seguintes passos:

  • Clique no menu Reunião e selecione a opção Gravar reunião... (Como mostra a figura 7):
  • Na janela de pop-up que se abre, digite o nome e o resumo da reunião, em seguida clique no botão OK (Figura 8):
  • No canto superior direito da tela vai aparecer por algum tempo uma mensagem: A sessão de reunião está sendo gravada. A gravação pode ser interrompida a qualquer momento, clicando-se no círculo vermelho logo acima da mensagem e depois em Parar gravação (Figura 9).


    Importante: Assim que acabar a reunião e antes da sala virtual ser fechada pelo Host/Administrador, o Moderador deve finalizar a gravação (Figura 9).
    As gravações ficarão armazenadas pelo período de 1 semana, a contar da data de realização da conferência web e o solicitante do serviço deve providenciar uma mídia para copiar a gravação. Após esse prazo, a mesma será apagada.

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Como gerenciar/organizar a reunião

Quando vários participantes tiverem permissão de vídeo e de áudio (como por exemplo numa reunião de trabalho) será necessário que o Moderador gerencie a reunião de forma a evitar que dois ou mais participantes falem ao mesmo tempo, pois o Adobe Connect é muito sensível e embaralha o áudio nessas situações.

O Adobe Connect oferece algumas opções que ajudam nesse gerenciamento. Por exemplo, quando um participante quiser pedir a palavra, ele deve clicar no ícone da pessoa com a mão levantada, localizado na parte superior da tela (destacado em vermelho na figura 10), para sinalizar aos outros participantes que ele está pedindo a palavra e em seguida deve aguardar a sua vez de falar. Obs: Não esquecer de clicar em Baixar mão, depois que já estiver com a palavra.  

esse mesmo ícone também disponibiliza outras opções para o participante interagir durante a reunião, como mostra a figura 11:

Caso o convidado tenha permissão de visualizar o pod Participantes ele poderá acompanhar essas manifestações dos demais participantes.
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Como compartilhar arquivos usando o pod Compartilhamento (opção restrita ao Apresentador e ao Moderador)

  • Clique na seta ao lado de Compartilhar a minha tela e selecione a opção Compartilhar documento;
  • Clique no botão Procurar meu computador para selecionar um arquivo no seu computador;
  • Aguarde o carregamento do arquivo;
  • Arquivos compatíveis e que podem ser carregados:
    • Imagem: JPG, PNG;
    • Flash movie: SWF;
    • PowerPoint: PPT, PPTX;
    • Pdf: PDF
    • Flash vídeo: FLV
    • Áudio MP3: MP3;
    • Vídeo MP4: MP4;
    • Vídeo Flash: F4V
    • Zip: ZIP

      Obs: arquivos .doc devem ser convertidos para .pdf para serem carregados.

      Se dois ou mais participantes estiverem autorizados a compartilhar arquivos na mesma reunião, eles devem tomar o cuidado de compartilhar um arquivo de cada vez.

      Em caso de dúvida ou para obter mais informações sobre como utilizar o pod Compartilhamento assista o tutorial em vídeo da RNP.

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Como salvar localmente um arquivo que está sendo compartilhado no pod Compartilhamento (opção restrita ao Apresentador e ao Moderador)

  • no canto superior direito do pod Compartilhamento (onde está sendo visualizado o arquivo), clique no ícone Opções do pod, selecione a opção Salvar como;
  • No pop-up que se abre clique no link: Clique para fazer download;
  • Quando o navegador mostrar a mensagem pedindo para abrir ou salvar o arquivo, clique em salvar. O arquivo será salvo na pasta de downloads do seu computador.

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Como compartilhar arquivos usando o pod Arquivos (opção restrita ao Apresentador e ao Moderador)

No canto superior direito do pod Arquivos clique no ícone Opções do pod, selecione a opção Carregar arquivo, escolha o arquivo que quer carregar e faça o upload. O arquivo ficará disponível nesse pod para que os outros participantes possam fazer download dele para os seus computadores.

Em caso de dúvida ou para obter mais informações sobre como utilizar o pod Arquivos assista o tutorial em vídeo da RNP.
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A lista completa de tutoriais em vídeo da RNP, referentes ao Adobe Connect 8.2 pode ser acessada em: http://www.rnp.br/servicos/servicos-avancados/conferencia-web.
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